Contoh Surat Keluhan Pelanggan

Contoh Surat Keluhan Pelanggan – Surat keluhan penggan merupakan sebuah surat yang dibuat oleh pelanggan kepada suatu perusahaan jasa karena mereka kecewa akan pelayanannya ataupun kecewa terhadap suatu produk. Dalam surat tersebut, biasanya berisi semua hal yang negatif yang dirasakan oleh pelanggana, baik dari pelayanan ataupun mutu barang yang diberikan.

Surat keluhan pelanggan ataupun surat komplain yang dikirimkan oleh pelanggan biasanya diakibatkan oleh beberapa hal, yaitu :

  1. Keterlambatan pengiriman pesanan/barang yang seharusya lebih cepat sesuai yang perusahaan janjikan
  2. Jumlah pesanan barang yang tidak sesuai dan wujud yang tidak sesuai
  3. Kualitas barang tidak baik seperti yang mereka dapatkan sebelum barang tersebut dikirimkan
  4. Terdapat kerusakan yang diakibatkan oleh kesalahan perusahaan yang mengirimkan.
  5. Adanya pelayanan yang kurang sopan dan kurang layak.

Untuk lebih jelas seperti apa sebenarnya susunan dan format surat keluhan pelanggan ini silahkan lihat beberapa contoh dibawah ini.

Contoh Surat Keluhan Pelanggan Toko

Bandung, 26 November 2016

Kepada
Manager Toko Aman Book and Stationeri
Jalan Dorayaki No. 1A Kota Bali

Dengan hormat,

Melalui surat ini kami ingin menyampaikan beberapa keluhan ketika kami membeli perlengkapan alat tulis kantor di tempat dimana Bapak atau Ibu bekerja. Tetapi sebelumnya saya perkenalkan diri saya terlebih dahulu, Saya bernama Alexander Suwiryo, umur 40 tahun. Saya merupakan pegawai swasta dari sebuah perusahaan ternama di Kota Bandung.

Pertama – tama kami jelaskan terlebih dahulu bahwa kami merupakan pelanggan setia toko Aman Book and Stationeri sejak toko ini baru dibuka di Jalan Dorayaki, yaitu sejak tahun 2000. Sejak awal kami berbelanja alat tulis tidak pernah ada masalah, tetapi ketika kami mencoba fasilitas layanan antar toko sejak sekitar 3 bulan yang lalu, menjadi banyak masalah.

Masalah pertama adalah ketika kami memesan HVS 100gr Merk Kertasku sebanyak 20 rim pada tanggal 3 Agustus 2016, yang dikirim ke tempat kami hanya 15 rim, dan itu waktunya lama sekali. Dijanjikan sampai dalam 1 jam, pada kenyataannya sampai 5 jam. Dan perusahaan kami sudah mau tutup dan tidak ada kejelasan dari toko Bapak/ Ibu.

Masalah Selanjutnya ketika kami memesan pulpen hitam merk Pulpenku sebanyak 50 box pada tanggal 10 September 2016. Yang dikirim memang 50 box dan tepat waktu, tetapi 30 box dari pulpen tersebut tidak berfungsi. Bayangkan, hampir setengahnya rusak semua. Padahal kami selalu membeli pulpen merk Pulpenku dan tidak pernah ada masalah. Dan yang terakhir ketika kita memesan kertas merk Kertasku lagi sebanyak 20 rim pada 10 pengepakan kiriman kurang baik yang mengakibatkan 10 rim kertas HVS putih dalam kondisi cacat.

Berkenaan dengan hal itu dan mengingat usaha kami sangat membutuhkan layanan antar karena tidak ada orang yang sempat membeli ke toko Bapak/ Ibu secara langsung, kami harap, sebelum dikirim tolong dicek kondisi awal hingga pengepakannya. Sehingga, semua tetap dalam kondisi baik.

Kami berharap hubungan kerja yang telah terjalin baik selama ini tidak disia-siakan. Atas perhatian dan kerja sama baik dari Bapak/ Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Alexander Suwiryo

Contoh Surat Keluhan Pelanggan Hotel/Penginapan

Kepada
Manager Pelayanan
Hotel Tentram Sejahtera
Jalan Dorayaki No. 1A Kota Yogyakarta

Dengan hormat,

Sebelumnya saya perkenalkan terlebih dahulu, saya bernama Alexander Suwiryo, saya merupakan pelanggan hotel Tentram Sejahtera sejak tahun 2000. Setiap 2 bulan sekali saya pasti menginap di hotel ini untuk urusan bisnis atau liburan keluarga.

Surat ini saya tulis sebagai ungkapan keluhan atas layanan yang diberikan saat saya berkunjung ke Yogyakarta dan menginap di Hotel Bapak/Ibu pada tanggal 1 November 2016 sampai dengan 4 November 2016.  Jauh hari sebelumnya saya sudah melakukan konfirmasi kepada pihak hotel dan  diberi jawaban kamar sudah disiapkan untuk kedatangan saya nanti tgl 1 – 4 November 2016 dan dalam keadaan bersih dan rapi karena sekarang sudah new management jadi lebih bagus katanya.

Pada tanggal 1 November 2016 malam hari, saya tiba di lokasi dan saya kaget ternyata apa yang dijanjikan jauh dari kenyataan yang ada, kamar dalam keadaan belum siap, dan kamar yang saya pesan ternyata dipindahkan ke kamar lain dengan alasan kamar yang saya pesan sudah diambil atau diisi oleh orang lain. Selain itu, kondisi kamar juga sangat kotor, gorden dalam kondisi robek dan kotor, dinding dalam kondisi kotor, sprei dan selimutpun juga tidak bersih dan di dalam laci meja masih banyak sisa sampah dan abu rokok serta kecoa-kecoa mati yang berbau busuk dan ditambah lagi tempat sampah yang masih terisi sampah dari tamu sebelumnya, air shower sangat kecil, lantai kotor, remote televisi tidak berfungsi di kamar saya. Dan ketika saya melakukan komplain, pelayan menjawab dengan jawaban yang berbelit- belit. Padahal saya adalah pelanggan yang sudah lama sekali dan sudah cukup mengenal beberapa karyawan yang sudah lama juga. Konsep new management yang ada menurut saya malah tidak lebih baik dari konsep yang sebelumnya.

Saya mengharapkan tingkat layanan tinggi dari hotel Bapak atau Ibu, dan saya sangat kecewa. Karena saya tidak ingin menghabiskan banyak waktu tentang masalah ini.   Semoga pelayanan dri hotel dapat segera ditingkatkan.

Bandung, 26 November 2016

Hormat saya,

Alexander Suwiryo

Nah itulah dua contoh surat keluhan pelanggan yang bisa Anda jadikan referensi. Dengan adanya surat keluhan pelanggan jangan selalu diartikan sebagai hal yang negatif, karena dengan adanya keluhan dari pelanggan berarti mereka masih peduli terhadap bisnis Anda dan ingin Anda memperbaiki kesalahan tersebut. Semoga contoh diatas bermanfaat ya, dan jangan lupa kalau butuh info lain tentang contoh-contoh surat, silahkan baca blog ini.

Leave a Comment